高效时间管理20个黄金法则|高效时间管理(2)

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高 绩 效 的 会 议
会议应有议程，每项议程有主持人和限定时间
会议应将议程分发给与会者，让他们事先阅读、思考
对离题的话题、会议主席应技巧性的制止，但不可封杀不同意见
寻求共识，若有强烈反对意见，可将意见列入待议事项，稍后讨论
会议必须每项议题有决议，决议应有执行人和督导人，并在会后执行
EX1.某台资企业无效的会议
某美资企业有效的会议
电 话 的 管 理
通话时间过长浪费的不光是话费，更主要的是时间和效率
某企业设定电话3分钟自动断（客户投诉电话例外）大大提高工作效率
3分钟讲不清楚的事情，可用传真或E-mail先进行沟通，然后再通电话
通话前拟提纲，通话时先讲重要事项。

不要拖拉
今日事，今日毕，日清日高
拖拉：把（不愉快或成为负担）的事情推迟到将来做，特别是习惯性这样做。
不要让别人浪费你的时间
学会避开干扰，学会说“不”，学会如何结束。
找出隐藏的时间
利用空挡时间，创造时间区，逆势操作，想法偷懒。
问题五： 你有什么节约时间、提高效率的方法？
五 时间的运筹方法
学员心得一：
1、计划一天的主要工作，压缩在二个小时内完成。
2、晚上十一点至十二点考虑综合性的问题。
3、把一天的工作分类：A类（今天自己要做的工作）；B类（授权他人安排工作）；C类（把今天计划没有完成的工作放到明天的A—B类完成）。
4、早晨8—9点分配任务，余下的时间与领导汇报工作，下午走访各科室，沟通、协调工作。
5、把自己的钟表调快十分钟，充分利用琐碎时间，如：上厕所、乘公车等。
6、为了节约时间，吃快餐。
7、周一开办公会议，周四在分公司，如：处理业务等。（按工作内容的不同，安排时间）
8、根据事务的轻重缓急，在时间上做安排。
学员心得二：
1、设定工作目标：
执行上对总体目标进行量化、细化，做到明确工作内容，确定工作职责，了解工作进度。
2、对工作要分清主次、先后。
3、对工作的执行上要抓好落实；解决工作中出现的疑 难问题；培养下属独立解决和处理问题的能力。
4、对工作呀有强而有力的监督、考核机制，确保各项工作的准确落实。
5、对工作结果要善于总结。
学员心得三：
1、制定短期、长期计划，目标明确。
2、事情分清重要性，因事制宜；分主次，制定相关表格或台历。
3、用商务通或电脑（手提）。
4、对下属的管理要求有计划性、可行性，安排好指定时间。
5、宏观管理，多思考，灵活运用私人时间。
6、减小琐事，先完成共同完成的任务。
7、对下属的绩效培训，对人要用人得宜。
8、用专业人士，用钱买时间。
9、培训技巧灵活、灵巧，减少成本。
10、懂得授权，让职责人员完成本职工作。
11、通过会议解决各种问题。
12、用书面等各种进行沟通和合作，明确方向。
13、利用高科技，即网络等方式。
14、系统化、标准化的管理。
15、轻松、快乐地开展工作。
学员心得四：
1、做事有目标及计划，并严格按计划执行。
2、要善于将工作分配给下属。
3、做事要分优先顺序。
4、把每天当做生命的最后一天来度过。
5、不要把时间浪费在琐事上。
6、良好的沟通和合作可以提高效率。
7、标准化、程序化、制度化、自动化。
8、制定每天工作进度表。
9、培养下属的工作能力、授权。
10、不打无准备的战争。
……待续
学员心得五：
1、琐碎的事委派别人去做，自己每天只专注地做1—3件重要的事。
2、将重要的事务写在具体日程的台历或日历上。
3、节省时间与提高工作效率，涉及个人的习惯和工作环境的氛围问题。一般均是有明确的周、日计划，沟通、协助尽可能采用书面方式，并且各司其职，专人跟踪。
4、厕所寻找灵感，开车遇红灯时看书，看电视带有目的与方向性寻找自己需要的东西。
5、节省时间与提高效率关乎价值观的问题，把时间渗透到价值观里面才有意义。
6、每星期一开一个会，其余时间自我控制，设立完善的监控机制，并定期汇报。
7、每天的工作写成提纲要点，分类成重要紧要的类型，规定完成的时间段，时间安排上预留一定的机动时间，每天如此持之以恒。
学员心得六：
1、开会时，发言人准备议题，在规定时间内发言人须提出自己对议题的相应看法。
2、每天下午半小时总结当天工作，安排第二天计划。
3、按计划依据员工能力安排各项资源。
4、排出工作完成进度跟踪表。
5、充分利用科技设备。
6、设立科学合理的组织架构。
7、善用员工智慧，提高效率。
8、减少中间环节。
9、完善岗位责任制，实行标准化管理。
10、避免不必要的应酬。
11、运用时间的“二八”定律，将事情的轻重缓急逐一排列（见图）。
每日时间分析表

找出自己的黄金工作时段，在该时段做最费脑的工作，非黄金时段处理日常事物；
经常分析、检查自己的时间效率，并不断找出问题修正方法；
巧干而非苦干（work smarter not harder )。
各阶层经理人时间分配表
读书学习要点：
预习，专心学习、复习；
交换不同科目学习、读书；
学会速读，“读得快、懂得多、记得牢”；
读书30～50分钟，休息5 ～10分钟；
利用零碎时间作笔记。
问题六： 你觉得时间管理的决窍是什么？
六 时间管理的真谛
二·八原则
20%的人拥有80%的财富
80%的人拥有20%的财富；
20%的大客户占有销售额的80%
80%的小客户占有销售额的20%；
20%的重要事情决定了80%的结果
80%的不重要事情决定了20%的结果。

急迫 不急迫
第一象限：
应付难缠的客户，准时完成重要工作、危机的处理、上司临时交办的急事。完成不了会造成较大影响的工作等。
第二象限组织法：
列出你认为“最重要”的三、四件事；
想想你的追求、理想和长期目标是什么？
想想你在人生中最重要的人或事是谁或是什么？
假设你只剩下一个月的寿命，你准备干什么？

每一周应扮演1-2个重要角色，做3-4件重要事情；
必须找出每周自己的主要角色和重要的事情；
角色的变换应准确、及时；
正确的角色选择和变换决定你办事的效率。
一周计划表的思考：
完成全部或部分目标，会有什么结果？
这些目标对我个人和我的将来有什么好处？
若我每周持续这样做，会有什么结果？
《高效能人士的七个习惯》 ——史蒂芬·柯维著
主动积极——你将接受新的挑战，承担更多的责任
以终为始——在开始一项工作之前，先预想最终结果
要事第一——对工作进行优化排序，分清主次，拒绝琐事
双赢思维——寻求对双方都有利的方案，改善人际关系
知彼解己——先要学会理解他人，而后再寻找被他人理解
统合综效——不拘泥于“你的”或“我的” ，善于利用他人智慧
不断更新——在情感、心智、生理和心灵四方面提高自己

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